Zeker sinds de Corona pandemie is er veel te doen over de reiskostenvergoeding. In de praktijk blijken veel bedrijven bij het thuiswerken gestopt te zijn met het uitbetalen van de reiskosten. Maar hoe ga je er dan mee om als we gedeeltelijk weer naar kantoor gaan? En hebben we al iets geregeld voor de thuiswerkvergoeding?
Hoe worden de reiskosten eigenlijk berekend?
De vaste vergoeding voor woon-werkverkeer wordt berekend op basis van de overeengekomen vergoeding per gereisde kilometer (meestal € 0,19 per km), de woon-werk afstand en een standaard van 214 werkdagen per jaar. Hierbij is rekening gehouden met vakantie, ziekte en verlof. Het uitgangspunt is een full-time dienstverband. Indien de medewerker minder werkt wordt er ook gerekend met minder werkdagen in een jaar. Reiskostenvergoeding is een onkostenvergoeding. Vallen de onkosten weg, dan valt de vergoeding ook weg. Voor de periode van de Corona pandemie heeft de belastingdienst hier een uitzondering op gemaakt, maar je ziet toch vaak dat werkgevers de reiskosten niet meer uitbetalen.
Het is van belang om te benoemen dat er in de cao die geldt andere afspraken gemaakt kunnen worden. We spreken hier van de algemene regel die geldt als er geen sprake is van een cao.
Thuiswerken en dan?
Sinds de pandemie wordt er in Nederland veel meer thuis gewerkt. Daarom gaan er geluiden op dat werkgevers een afspraak moeten maken over een thuiswerkvergoeding. Dit gebeurt dan ook in vele gevallen.
Het NIBUD heeft berekend dat thuiswerken gemiddeld € 2 per dag kost. Dit is gebaseerd op het electriciteits-, gas- en watergebruik wat omhoog gaat en bijvoorbeeld de kopjes koffie per dag. De thuiswerkvergoeding is netto en dient meegenomen te worden in de werkkostenregeling.
Het advies is om samen met de OR (indien aanwezig) of met het personeel een afspraak hierover te maken en deze ook vast te leggen. Dit voorkomt verwarring.
En als de medewerker nu op kantoor werkt en ook thuis?
Het advies is dan om per maand de thuiswerk- en reiskostenvergoeding apart te declareren en hier geen vaste vergoeding van te maken. De medewerker is dan ook flexibel wanneer hij of zij naar kantoor komt of niet. De medewerker kan er dan ook zijn als een vergadering ineens verplaatst naar een thuiswerkdag.
Het kan uiteraard zo zijn dat er andere afspraken gemaakt zijn in de geldende cao over de reiskosten- of thuiswerkvergoeding. Wat hier beschreven wordt is een algemeen uitgangspunt. Het kan als leidraad dienen indien er nog niets is vastgelegd.
Wil je meer informatie of ondersteuning bij het vaststellen van een dergelijke regeling? Bel mij op 06 – 50683039 voor een afspraak of mail mij op sandra@pphaarlemmermeer.nl